Existen diferentes niveles de participación de las instituciones dentro del SINIRUBE. De acuerdo con la Ley 9137, existe un Consejo Rector que definir y coordinar las políticas y las directrices que orienten el funcionamiento del Sistema. Este Consejo Rector lo integran: Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) Patronato Nacional de la Infancia (PANI) Ministerio de Educación Pública (MEP) Ministerio de Salud, Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (MIVAH) Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) Las instituciones que integran el registro único de beneficiarios, es decir, que reportan periódicamente quiénes son las personas y familias que forman parte de los programas sociales selectivos, son: Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), Banco Hipotecario de la Vivienda (BANHVI), Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), Consejo Nacional de la Persona del Adulta Mayor (CONAPAM), Consejo Nacional de Personas con Discapacidad (CONAPDIS), Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA) y Ministerio de Salud. Algunas instituciones proveen registros administrativos como el Tribunal Supremo de Elecciones, el Registro Nacional de la Propiedad y el SICERE. En relación con la información estadística proveniente de Censos y Encuestas, el enlace es el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). La coordinación de políticas sectoriales se realiza en conjunto con la Dirección de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (DESAF) y el Consejo Presidencial Social (CPS).

El Registro de Información Socioeconómica (RIS) es el instrumento de recolección de información socioeconómica que el Sinirube pone a disposición de las instituciones públicas del sector social. Este formulario dispone de información socioeconómica de los hogares del país para dar respuesta a dos grandes retos de la política social: 1) mejorar la focalización de los programas sociales selectivos, de forma que los beneficios que otorgan diferentes instituciones alcancen a la población objetivo, y 2) contar con bases de datos que permitan analizar de forma agregada el impacto de los programas y realizar los ajustes necesarios para aumentar su efectividad.

De acuerdo con el Decreto Ejecutivo No. N° 060-MTSS-MDHIS y los lineamientos del Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, las instituciones que otorgan beneficios deberán consultar y es caso necesario actualizar o completar el RIS con la información de las personas solicitantes. El RIS es un requisito fundamental para la asignación de un beneficio o participación en un programa social.

El RIS es un requisito fundamental para la asignación de un beneficio o participación en un programa social. Mantener registros actualizados de la población resulta de suma importancia para una mejor asignación de los recursos y la definición de las políticas sociales.

Parte de la funcionalidad de la plataforma del SINIRUBE, es que, de ser requerido, las instituciones con convenio puedan modificar información que no se ajuste a la realidad actual del hogar, asimismo se actualiza constantemente con registros administrativos y registros de personas beneficiarias las cuales son proporcionadas por las instituciones que remiten dichos datos, motivo por el cual los registros de los hogares no tienen una fecha de vigencia ya que es una base de datos que está en constante actualización y permite recolectar los datos utilizando recursos tecnológicos, constituyendo un avance importante y un gran beneficio para la ciudadanía, ya que permite una recolección más ágil optimizando los recursos que el Estado invierte en programas sociales y las ayudas respectivas.

De acuerdo con la Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Dataos personales, las personas tienen derecho a actualizar o rectificar la información personal contenida en bases de datos. Además, mantener registros actualizados de la población resulta de suma importancia para una mejor asignación de los recursos y la definición de las políticas sociales. El mecanismo para actualizar la información es por medio de la institución donde registró sus datos. Por ejemplo, si la persona aplicó a una pensión del Régimen No Contributivo, la información la registró ante la Caja Costarricense de Seguro Social, y es en esa institución donde debe acudir para actualizar sus datos.

El SINIRUBE no otorga beneficios. Es SINIRUBE es un sistema integrado de información de diversas fuentes, que define ciertos estándares para la medición de la pobreza, pero no tiene a su cargo ningún programa social ni el otorgamiento directo de beneficios.